Archiwizacja i digitalizacja akt Komisji Weryfikacyjnej (KW3) w Studium Polski Podziemnej w Londynie (2021)

Projekt przy współpracy z Fundacją Silva Rerum Polonarum z Częstochowy oraz Narodowym Instytutem Polskiego Dziedzictwa Kulturowego w Warszawie

Instytut POLONIKA Ochrona dziedzictwa narodowego za granica - SPP Londyn Projekt 2021

Studium Polski Podziemnej tradycyjnie składa specjalne podziękowania za pomoc i współpracę dla Fundacji Silva Rerum Polonarum z Cząstochowy, Ministerstwu Kultury i Dziedzictwa Narodowego w Warszawie oraz Narodowemu Instytutowi Polskiego Dziedzictwa Kulturowego za Granicą POLONIKA, bez których realizacja powyższego projektu w roku 2021 (i w latach poprzednich) nie byłaby możliwa.

INFORMACJE o PROJEKCIE

Nazwa programu

Ochrona dziedzictwa kulturowego za granicą

Nazwa instytucji zarządzającej programem

Narodowy Instytut Polskiego Dziedzictwa Kulturowego POLONIKA

Wnioskodawca

Fundacja Silva Rerum Polonarum Częstochowa

Studium Polski Podziemnej w Londynie

Rzodzaj Zadania

Pomoc instytucjom stowarzyszonym w Stałej Konferencji Muzeów, Archiwów i Bibliotek Polskich na Zachodzie oraz innym instytucjom emigracyjnym lub organizacjom polonijnym, prowadzącym działalność w zakresie ochrony dziedzictwa narodowego

Wniosek

150718/19/A1

Czsookres

Projekt jednoroczny - 2021 r.

Tytuł Projektu

Archiwizacja i digitalizacja akt weryfikacyjnych w Studium Polski Podziemnej w Londynie. Etap 3: KW3 cz 1.

SPRAWOZDANIE

CELE i ZADANIA

W roku 2021 zaplanowano 2 zadania:

1. Archiwizację (i przygotowanie do digitalizacji) oraz
2. Kompleksową digitalizację części akt personalnych b. żołnierzy AK w zespole KW3 - litery "I", "J" oraz część litery "K"

Powyższe w ramach kontynuacji wieloletniego projektu cyfryzacji wszystkich akt personalnych b. żołnierzy AK zgromadzonych w SPP Londyn oraz przeniesienia całego archiwum SPP z platformy analogowej na cyfrową.

Celem objętych projektem działań była konieczność zabezpieczenia dla przyszłych pokoleń unikatowych archiwaliów – części polskiego dziedzictwa narodowego poza granicami kraju; rozszerzenie i usprawnienie dostępu do tychże oraz zawartej w nich informacji.

Z powodu sytuacji pandemicznej i związanych z tym ograniczeń dostępności archiwum Studium Polski Podziemnej w Londynie dla zaplanowanych zadań, prace zostały przesunięte na 2. połowę 2021 r. 

Prace zostały wykonane zgodnie z planem i harmonogramem przedstawionym we wniosku aplikacyjnym, przekraczając nieznacznie wszystkie z wyznaczonych celów.

REALIZACJA

1. ARCHIWIZACJA

Zarchiwizowano w 2021 832 jednostek z zespołu KW1 – co stanowi 109,17% zaplanowanych pra

W ramach prac archiwizacyjnych:

• Zakonserwowano najbardziej zagrożone dokumenty (podklejenie)
• Opracowano akta technicznie (usunięcie części metalowych, taśmy klejącej etc.)
• Nadano nowy układ akt w jednostkach
• Dokonano paginacji akt
• Nadano nowe sygnatury archiwalne jednostkom (z zachowaniem starych)
• Nadano nowy układ w zespołach

Dodatkowo:

Uzupełniono inwentarz archiwalny KW3 dla 3832 jednostki archiwalne i scalono go z dotychczasowym inwentarzem archiwalnym KW3 obejmującym dotychczas 5385 j (przygotowanym w ramach projektu w roku 2020). Nowy inwentarz KW3 obejmuje obecnie 9217 jednostek archiwalnych / kart inwentarzowych (9212 + 5 jednostek).

W sumie nowych kart inwentarzowych w roku 2021: 3832. Nowy inwentarz archiwalny / karty w latach 2020-2021: 9217 (44,57% całości zespołu). Inwentarz dostępny BEZPŁATNIE jest w pełni przeszukiwalnych i sortowalnych formatach Excel i PDF, w lokalnej sieci komputerowej LAN oraz do pobrania na stronie internetowej SPP: www.studium.org.uk. Wersja drukowana dostępna jest dla korzystających w czytelni, w siedzibie SPP.
Akta zostały przygotowane do digitalizacji.

Plan prac został wykonany i PRZEKROCZONY.

2. DIGITALIZACJA

W ramach prac:

• Zdigitalizowano 3690 jednostek archiwalnych (teczek personalnych żołnierzy AK) z zespołu KW3, co stanowi 105,13% zaplanowanych prac.
• Zeskanowano w/w dokumenty w liczbie 24216, odzwierciedlając na platformie cyfrowej układ akt w archiwum i zespole (folder / teczka; skan / strona dokumentu). Stanowi to 115.31% zaplanowanych prac.
• W sumie na twardym dysku serwera SPP zapisano: 31 596 plików z czego 24216 to zeskanowane dokumenty a 7080 to dodatkowe pliki inwentaryzacyjne i opisowe dla poszczególnych jednostek archiwalnych (folderów)

Stan digitalizacji zespołu KW3 na grudzień 2021 r: 6751 jednostek archiwalnych zeskanowanych (32,65% całości zespołu) Plan wykonany i PRZEKROCZONY.

UWAGI DODATKOWE

1. FAKTYCZNA LICZBA PLIKÓW / SKANÓW

Podana powyżej wartość liczby dokumentów pozyskanych: 24216 odnosi się do liczby zeskanowanych dokumentów archiwalnych.
Faktycznie, powyższa liczba, po włączeniu tzw. plików administracyjno - inwentaryzacyjnych (po 2 w każdej teczce / folderze), wynosi 31596.

Pliki inwentaryzacyjne nie są wprawdzie dokumentami historycznymi sensu stricto, ale są niezbędne z punktu widzenia administracji i zarządzania materiałem cyfrowym. Ich przygotowanie zabiera w procesie digitalizacji (specyficznie w przypadku KW3), ok 30% czasu pracy w stosunku do skanowania archiwaliów, zwiększając tym samym wartość monetarną wykonanego zadania.

2. PUBLIKACJA ONLINE SKANÓW DOKUMENTÓW

Zgodnie z otrzymanymi informacjami, w myśl zasady: „wartość dokumentacji archiwalnej wzrasta wraz z ich dostępnością i wykorzystaniem”, Studium Polski Podziemnej w Londynie rozpoczęło wstępne prace nad publikacją i udostępnieniem skanów ONLINE (KW3 oraz innych dokumentów zdigitalizowanych w poprzednich latach).

Z uwagi na skalę planowanych prac, w tym:

• przygotowanie nowego portalu internetowego dedykowanego tylko i wyłącznie na potrzeby archiwum cyfrowego
• przygotowanie skanów do publikacji online (zmniejszona rozdzielczość, zwiększona kompresja, znaki wodne, podwójny format etc.)

Nie było możliwe wykonanie tych prac w tym roku.
Nie były one także ujęte we wniosku aplikacyjnym n rok 2021

PROMOCJA ZADANIA

W ramach promocji i uznania wkładu Instytutu Polonika i Fundacji SRP w tegorocznym projekcie oraz szerszą pomoc na przestrzeni ostatnich lat:

• W stopce strony internetowej SPP (www.studium.org.uk) zostały umieszczone informacje o pomocy finansowej udzielonej SPP przez w/w instytucje wraz z ich logotypami. Logotypy zostały „podlinkowane” do stron internetowych tychże.
• Na stronie z opublikowanym (dostępnym do pobrania) aktualnym inwentarzem KW3 informacje te zostały rozszerzone podziękowania za pomoc i wsparcie; ponownie z logotypami obu instytucji.
• W uzupełnieniu, opublikowano w języku polskim i angielskim dwie dedykowane podstrony na portalu SPP; osobno dla każdej instytucji. Podstrony zawierają logotyp, krótką informację oraz dane kontaktowe i bezpośrednie linki do stron internetowych.
• Na KWIECIEŃ 2022 r. zaplanowany jest druk Biuletynu Informacyjnego SPP, nr 15 w którym zostanie umieszczone sprawozdanie z prac wraz z logotypami Polonika i FSRP
• Wszyscy korzystający z systemu wyszukiwania danych (indeks PDF) stworzonego i uaktualnianego min. dzięki funduszom otrzymywanym w ramach programów POLONIKA, informowani byli o otrzymywanej pomocy finansowej.

UCZESTNICY ZADANIA

• Krzysztof Czajkowski – koordynator prac z ramienia FSRP.
• Agnieszka Czajkowska – kierownik projektu FSRP.
• Krzysztof Bożejewicz - archiwista, informatyk i koordynator prac.
• Joyce Brown – konserwacja papieru, przygotowanie akt do digitalizacji
• INEO GB - główny wykonawca

Zobacz także