Archiwizacja i digitalizacja akt Komisji Weryfikacyjnej (KW1 i KW2) w Studium Polski Podziemnej w Londynie (2019)

Projekt przy współpracy z Fundacją Silva Rerum Polonarum z Częstochowy oraz Ministerstwem Kultury i Dziedzictwa Narodowego w Warszawie

MKiDN Ochrona dziedzictwa narodowego za granica - SPP Londyn Projekt 2019

Studium Polski Podziemnej tradycyjnie składa specjalne podziękowania za pomoc i współpracę dla Fundacji Silva Rerum Polonarum z Cząstochowy oraz Ministerstwu Kultury i Dziedzictwa Narodowego w Warszawie, bez których realizacja powyższego projektu w roku 2019 (i w latach poprzednich) nie byłaby możliwa.

INFORMACJE o PROJEKCIE

Nazwa programu

Ochrona dziedzictwa kulturowego za granicą

Nazwa instytucji zarządzającej programem

Departament Dzidzictwa Kulturowego za Granicą i Strat Wojennych.

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

Wnioskodawca

Fundacja Silva Rerum Polonarum Częstochowa

Studium Polski Podziemnej w Londynie

Rzodzaj Zadania

Pomoc instytucjom stowarzyszonym w Stałej Konferencji Muzeów, Archiwów i Bibliotek Polskich na Zachodzie oraz innympomoc instytucjom stowarzyszonym w Stałej Konferencji Muzeów, Archiwów i Bibliotek Polskich na Zachodzie oraz innyminstytucjom emigracyjnym lub organizacjom polonijnym, prowadzącym działalność w zakresie ochrony dziedzictwa narodowego

Wniosek

126539/18/A3 z dn. 21/03/2019 r.

Czsookres

Projekt jednoroczny - 2019 r.

Tytuł Projektu

Archiwizacja i digitalizacja akt Komisji Weryfikacyjnych w Studium Polski Podziemnej w Londynie. Etap 2 (KW1, KW2).

SPRAWOZDANIE

Cele i zadania

W roku 2019 zaplanowano 3 zadania:

1. Archiwizację (i przygotowanie do digitalizacji) oraz
2. Kompleksową digitalizację części akt personalnych b. żołnierzy AK w zespołach KW1 (pozostała, nie zeskanowana w 2018 część akt) oraz KW2 (całość).
3. Dodatkowo, zaplanowano akcję promującą wiedzę o PPP i AK oraz SPP, a także sam projekt digitalizacji.

Celem objętych projektem działań była konieczność zabezpieczenia dla przyszłych pokoleń unikatowych archiwaliów – części polskiego dziedzictwa narodowego poza granicami kraju; rozszerzenie i usprawnienie dostępu do tychże oraz zawartej w nich informacji.

Wartością dodaną projektu była popularyzacja wiedzy o Polskim Państwie Podziemnym i Armii Krajowej z okresu II wojny światowej oraz samym Studium Polski Podziemnej.

Prace zostały wykonane zgodnie z planem i harmonogramem przedstawionym we wniosku aplikacyjnym.

Realizacja

Realizację wszystkich wymienionych powyżej zadań zaplanowano na rok 2019. Prace rozpoczęto w marcu 2019 roku dzieląc je na 2 etapy i kończąc w listopadzie tego samego roku.

ZADANIE 1: ARCHIWIZACJA

Większość prac archiwizacyjnych wykonano w 1-ym półroczu 2019 r. (etap I).
Zarchiwizowano:

• Pozostałe 3308 jednostek z zespołu KW1 – 100% zaplanowanych prac (w sumie KW1 składa się z 10318 jednostek archiwalnych) oraz
• 4482 jednostki archiwalne w zespole KW2 – 100% wykonanych prac.

W ramach prac archiwizacyjnych:

• Zakonserwowano najbardziej zagrożone dokumenty (podklejenie).
• Oprac. akta technicznie (usunięcie cz. metal., taśmy klejącej etc.).
• Nadano nowy układ akt w jednostkach.
• Dokonano paginacji akt.
• Nadano nowe sygnatury archiwalne jednostkom (z zach. starych).
• Nadano nowy układ jednostek w zespołach.

Dodatkowo:

• Uzupełniono inwentarz archiwalny KW1 dla 3308 jednostek archiwalnych i scalono go z inwentarzem archiwalnym KW1 dla pierwszych 7010 ja (przygotowanym w ramach projektu w roku 2018). Nowy inwentarz KW1 obejmuje 10318 jednostek archiwalnych / kart inwentarzowych.
• Opracowano kompletny inwentarz archiwalny dla zespołu KW2: 4482 jednostki archiwalne / karty inwenarzowe.

W sumie nowych kart inwentarzowych w roku 2019: 7790 (99.87% wartości zaplanowanej)

Oba inwentarze dostępne są w pełni przeszukiwalnych i sortowalnych formatach Excel i PDF, w lokalnej sieci komputerowej LAN oraz do pobrania na stronie intermetowej SPP: www.studium.org.uk. Wersja drukowana dostępna jest dla Korzystających w czytelni SPP. Akta zostały przygotowane do digitalizacji.

ZADANE 2: DIGITALIZACJA

Prace digitalizacyjne, uzależnione od postępów w archiwizacji wykonano w ok. 30% w półroczu pierwszym 2019 (etap I), a pozostałą część w drugiej połowie roku (etap II projektu).

Do lipca 2019 r. (etap I):

• Zdigitalizowano: 21729 str. dokumentów z zaplanowanych 77000 str. (ekstrapolacja +/-10%), co stanowiło ok. 28.22% całości.
• W ramach prac zeskanowano w/w dokumenty, odzwierciedlając na platformie cyfrowej układ akt w archiwum i zespole (folder / teczka; skan / strona dokumentu).
• Proces konwersji skanów do pełno-tekstowego, przeszukiwanego formatu PDF oraz ich indeksację, przesunięto do e. II

W półroczu drugim 2019 r. (etap II):

• Zdigitalizowano pozostałą partię dokumentacji z zespołu KW1: 31 728 stron dokumentów oraz cały zespół KW2: 27 778 stron dokumentów.

W sumie w 2-m półroczu zeskanowano 59 506 stron dokumentów

W całym 2019 r., suma skanów wyniosła: 81 235 stron dokumentów (105.5% wartości ekstrapolowanej we wniosku).

Patrz też uwagi ogólne poniżej.

ZADANIE 3: ROZPOWSZECHNIANIE WIEDZY O PPP I SPP

INDEX PDF
Dzięki systematycznemu uzupełnianiu Indeksu PDF, odwiedzjący SPP badacze mają dostęp do coraz obszerniejszej bazy danych. W wyniku tegorocznych prac oraz dzięki projektom z lat ubiegłych, w indeksie PDF znajduje się blisko 680 tys. stron dokumentów.

MABPZ
Na XLI sesji Stałej Konferencji MABPZ w Lublinie wymieniono praktyczne doświadczenia w/s projektu.

ULOTKI
Wykonano dodruk ulotek informacyjnych. Ich dystrybucja odbyła się podczas uroczystości okolicznościowych
organizowanych przez SPP w Londynie. Rozdano blisko 600 egzemplarzy ulotek.

BIULETYN SPP
Sprawozdanie z projektu wraz z logiem MKiDN i Fundacji Silva Rerum Polonarum opublikowano w kolejnym numerze „Biuletynu Informacyjnego SPP ״. (Nakład 300 egzemplarzy – częściowa dystrybucja przez IPN Warszawa).

STRONA WWW i MEDIA SPOŁECZNOŚCIOWE
Prowadzona jest stała rubryka informacyjna na stronie www.studium.org.uk oraz na tzw. Fan Page w mediach społecznościowych (Facebook – zasięg postów ok. 10 tys.)

UWAGI DODATKOWE

Dokonano nieznacznych modyfikacji w planie pracy przewidzianym w projekcie.

W pierwszym etapie skoncentrowano się przede wszystkim na archiwizacji wszystkich zaplanowanych w projekcie jednostek archiwalnych.

Gros prac digitalizacyjnych wykonano w etapie II (2-ga połowa roku).

Ostateteczne wartości uzyskane w wyniku archiwizacji:

• liczba jednostek archiwalnych,
• liczba kart inwentarzowych oraz
• liczba skanów

okazały się nieco inne od wartości ekstrapolowanych postulowanych we wniosku aplikacyjnym.

Powodem różnicy minus 0.13% w liczbie uformowanych jednostek archiwalnych / kart inwentarzowych (7790 verus 7800), była konieczność scalenia dokumentów weryfikacyjnych szeregu osób w pojedyncze jednostki archiwalne, redukując tym samym ich liczbę.

5.5% procentowa nadwyżka wykonanych skanów (81235 versus 77000) wynikła z kolei z różnicy pomiędzy wartościami ekstrapolowanymi we wniosku (z definicji przybliżonymi), a stanem rzeczywistym w archiwum.

Obie wartości (różnice) mieszczą się w zakładanym we wniosku 10-o procentowym (+/-) marginesie.

PROMOCJA ZADANIA

Zadanie promowane było poprzez:

1. Dodruk i dystrybucję ulotek informacyjnych SPP; głownie na imprezach okolicznościowych zorganizowanych przez SPP w Londynie (Zał. 1)
2. Na kolejnej XLI. Sesji Stałej Konferencji Muzeów, Archiwów i Bibliotek na Zachodzie, która odbyła się we wreśniu 2019 r. w Paryżu, wymieniono doświadczenia i informacje pomiędzy uczestnikami sesji - także często beneficjentami Programów Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego
3. Prowadzono stałą rubrykę informacyjną na stronie ww.studium.org.uk o
4. Sprawozdanie z Projektu opublikowane zostało w Biuletynie Informacyjnym SPP nr 14/2019, gdzie umieszczono także logo i
   podziękowania dla MKiDN i Fundacji Silva Rerum Polonraum
5. Wszyscy korzystający z systemu wyszukiwania danych (indeks PDF) stworzonego i uaktualnianego min. dzięki funduszom
   otrzymywanym w ramach programów MKiDN, informowani byli o otrzymywanej pomocy finansowej.

Uczestnicy zadania

• Eugenia Maresch - Prezes SPP - nadzór nad projektem.
• Krzysztof Czajkowski – koordynator prac z ramienia FSRP.
• Agnieszka Czajkowska – kierownik projektu FSRP.
• Krzysztof Bożejewicz - archiwista, informatyk i koordynator prac.
• Paweł Mejgier - skanowanie
• Heide Pirwitz Bujnowska - kontrola jakości skanów, konwersja do formatu PDF.
• Artur Janczewski - indeksacja plików PDF, nadzór informatyczny.
• Karolina Trzeskowska-Kubasik – archiwizacja.
• Joyce Brown – konserwacja papieru, przygotowanie akt do digitalizacji

ORAZ

oddelegowani do pracy w SPP przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych oraz Instytut Pamięci Narodowej pracownicy tychże instytucji z Polski, za których pracę DZIĘKUJEMY!

Zobacz także